Wat is een toolboxmeeting?
Een toolboxmeeting is een korte informele veiligheidsbijeenkomst waarin een specifiek veiligheids- of gezondheidsrisico wordt besproken. Het doel is om werknemers bewust te maken van de risico’s die ze lopen en om hen te voorzien van de juiste kennis en instructies om veilig te werken. Ook kan de toolboxmeeting ingezet worden om samen tot oplossingen en afspraken te komen voor gezondheids- en veiligheidsvraagstukken. Toolboxmeetings dragen bij aan het creëren van een veiligheidscultuur binnen de organisatie en helpen om incidenten te voorkomen.
De toolbox
Het woord toolboxmeeting bevat zowel ‘toolbox’ als ‘meeting’. Wat wordt precies verstaan onder toolbox?
Een toolbox is een verdieping van een veiligheidsonderwerp. Een verzameling van informatie, instructies en hulpmiddelen die worden gebruikt om een specifiek veiligheidsonderwerp te behandelen op de werkvloer. Een toolbox kan bestaan uit presentaties, checklists, video’s of handleidingen, en wordt vaak gebruikt tijdens een toolboxmeeting om een bepaald onderwerp uit te leggen en te bespreken.
Het doel van de toolboxmeeting
Het doel van een toolbox is om medewerkers bewust te maken van de risico’s, de kennis van gevaren op de werkvloer te vergroten en hen te voorzien van de juiste tools om veilig te werken. Worden onderlinge afspraken gemaakt, dan worden deze genoteerd op een toolboxmeetingformulier. Na afloop van de toolboxmeeting zetten de aanwezige medewerkers hun naam en handtekening op het toolboxmeetingformulier. Zo vergroot je de commitment om samen de gemaakte veiligheidsafspraken na te komen.
De toolboxmeeting als instrument bij verschillende veiligheidsfuncties
De toolboxmeeting is een krachtig instrument dat voor verschillende gezondheids- en veiligheidsonderwerpen ingezet kan worden.
- VCA-VOL gecertificeerde professionals en operationeel leidinggevenden
Toolboxmeetings zijn verplicht om aan de VCA-norm te voldoen en worden gebruikt om werkomstandigheden te evalueren en veiligheidsrichtlijnen te herhalen. - Arbocoördinator
Als Arbocoördinator kun je toolboxmeetings organiseren om het veiligheidsbeleid uit te dragen en specifieke veiligheidsmaatregelen toe te lichten. - Preventiemedewerker
De preventiemedewerker kan toolboxmeetings gebruiken om medewerkers voor te lichten over risico’s en om maatregelen uit de RI&E te bespreken. - Hoofd BHV
Het Hoofd BHV heeft de leiding over alle BHV-activiteiten en kan toolboxmeetings houden over noodprocedures, evacuatieplannen en EHBO-kennis. - BHV Ploegleider
De BHV Ploegleider kan toolboxmeetings organiseren om de BHV-inzet tijdens verschillende calamiteiten te bespreken en te evalueren.
Toolboxmeeting verplicht voor VCA-gecertificeerde bedrijven
Voor VCA-gecertificeerde bedrijven is het verplicht om toolboxmeetings te houden. Bovendien moeten toolboxmeetings minimaal 10 keer per jaar plaatsvinden en de onderwerpen moeten aansluiten bij de werkomstandigheden en risico’s binnen de organisatie. De reden voor deze verplichting is om ervoor te zorgen dat veiligheid op de werkvloer continu wordt besproken en dat medewerkers regelmatig worden geïnformeerd over risicovolle situaties, veiligheidsregels en preventieve maatregelen.
Voorbeelden van onderwerpen voor de toolboxmeeting
Tijdens een toolboxmeeting kun je verschillende onderwerpen behandelen. Voor ieder bedrijf zijn andere onderwerpen van toepassing.
Enkele voorbeelden:
- Veilig werken met machines
- Gevaarlijke stoffen en chemicaliën
- Werken op hoogte
- Ergonomie op de werkplek
- Gebruik van gehoorbescherming
- Veiligheidsprocedures en evacuatieplannen
- Gezond tillen
- Ergonomisch inrichten van je werkplek
- Ergonomisch thuiswerken
- Omgaan met een hoge werkdruk
- Pesten op de werkvloer
- Ontruimingsprocedures
Een toolboxmeeting organiseren
- Een toolboxmeeting organiseren begint met het kiezen van een relevant onderwerp dat past bij het bedrijf, de werkzaamheden of gevaren op de werkvloer.
- Stel vervolgens een agenda op.
- Nodig collega’s uit op een tijdstip waarop zoveel mogelijk collega’s aanwezig kunnen zijn, bijvoorbeeld aan het begin van een werkdag of ploegendienst.
- Bereid de toolbox voor: zorg dat je alle materialen voor de meeting klaar hebt, zoals presentaties, afbeeldingen, of demonstraties.
- Zorg er tijdens de meeting voor dat collega’s de kans krijgen om vragen te stellen en ervaringen te delen.
- Maak je samen afspraken, leg deze dan vast op het toolboxformulier.
- Sluit de meeting af door de concrete actiepunten door te nemen en een samenvatting te geven.
- Laat voor vertrek je collega’s het toolboxmeetingformulier tekenen of tenminste een presentielijst tekenen.
Bij het organiseren van een toolboxmeeting is het belangrijk om de inhoud praktisch en relevant te houden en de meeting kort en to the point te laten zijn (meestal tussen de 10 en 30 minuten).
Hulp nodig?
Wil je stappen maken met jouw organisatie op het gebied van veiligheid? 112BHV ondersteunt bedrijven met diverse cursussen en trainingen gericht op veilig werken, Arbo en gezondheid op de werkvloer. Of je nu advies nodig hebt, een training wilt organiseren of gewoon meer wilt weten over de mogelijkheden voor jouw bedrijf, we denken graag met je mee.
